Hållbara leverantörskedjor
Pandox har en uppförandekod för affärspartners som beskriver de förväntningar som Pandox har på sina leverantörer avseende mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och anti-korruption. Uppförandekoden för affärspartners bygger på de tio principerna i FN:s Global Compact och ILO:s deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet.
Pandox största leverantörer är företag inom byggbranschen, fastighetsförvaltning samt leverantörer av varor och tjänster till hotellverksamheten i Egen drift. Både bygg- och hotellbranschen är branscher där exploatering och utnyttjande av arbetskraft kan förekomma. Pandox kommunicerar därför tydligt sin nolltolerans mot kriminalitet, människohandel, prostitution och sexuellt utnyttjande i uppförandekoderna för medarbetare och affärspartners samt i ett Modern Slavery Act-uttalande.
Pandox använder sig av systemet Stratsys för utvärdering av leverantörer och arbetar med en leverantörsgranskningsprocess där alla leverantörer med en viss spend under året genomgår en utvärderingsprocess. Målet med processen är att bedömningarna ska genomföras löpande under året vid kontraktskrivning. För närvarande görs en grundläggande spendanalys två gånger om året för att identifiera nya leverantörer, som sedan kategoriseras och läggs in i systemet för utvärdering. Nedan finns en beskrivning av processen samt en beskrivning av de olika stegen i processen.
1. Inköp och upphandling
Alla nya leverantörer över ett visst belopp genomgår en granskning digitalt via ett externt verktyg. Först genomförs en riskanalys i systemet baserad på parametrar såsom bransch, land, storlek på årliga inköp. Högriskleverantörer ombeds svara på ett digitalt självskattningsformulär för att säkerställa efterlevnad av lagar och internationella konventioner. Under 2024 arbetade Pandox reaktivt med att ladda upp alla leverantörer som var kategoriserade i spendanalysen i leverantörssystemet. Under 2025 ska riskanalysen genomföras före kontraktsskrivning med nya leverantörer för att ge ett bättre beslutsunderlag i slutskedet av upphandlingar.
2. Kravställning
Alla nya leverantörer, oavsett kontraktsbelopp, måste som en del av kontraktsvillkoren godkänna Pandox uppförandekod för affärspartners.
3. Granskning
Samtliga leverantörer som identifierats ha hög risk i riskanalysen ska besvara ett självskattningsformulär för att följa upp att de möter kraven i Pandox uppförandekod. Under 2025 ska detta steg ske före kontraktsskrivning för leverantörer som faller ut med hög risk i riskanalysen. Under 2026 kommer stickprover att tas även på leverantörer med medelhög risk.
4. Leverantörsdialog
När avvikelser uppdagas i självskattningsformulären inleds en dialog med leverantören där de får ge förslag på åtgärdsplan. Pandox godkänner planen och följer sedan upp att beslutade åtgärder genomförs inom utsatt tid. De leverantörer som inte åtgärdar identifierade avvikelser kan, beroende på allvarlighetsgrad, komma att få sina kontrakt uppsagda.
5. Platsbesök
Om man identifierat allvarliga avvikelser hos någon av de självskattade leverantörerna ska leverantörerna inspekteras på plats av en oberoende, extern part. Om det ej finns möjlighet till platsbesök då ett befintligt byggprojekt är klart så markeras leverantören som röd i systemet och får inte användas igen förrän leverantören kan inkomma med korrekt underlag.
6. Undantag
Leverantörer kan ges undantag från processen ovan om särskilda omständigheter råder, exempelvis om det enbart finns en leverantör av ett visst material på marknaden eller enbart en rivningsleverantör. Undantag får endast beviljas av inköpsrådet med representanter från ledningsgruppen och varje enskilt fall ska dokumenteras och arkiveras.