Hållbara leverantörskedjor

Pandox har en uppförandekod för affärspartners som beskriver de förväntningar som Pandox har på sina leverantörer avseende mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö­ och anti-korruption. Uppförandekoden för affärspartners bygger på de tio principerna i FN:s Global Compact och ILO:s deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet.

Pandox största leverantörer är företag inom byggbranschen, fastighetsförvaltning samt leverantörer av varor och tjänster till hotellverksamheten. Byggbranschen är den bransch som identifierats ha högst risk för Pandox. Av Pandox totalt 4 404 stycken leverantörer är 632 hänförliga till byggbranschen.

Kontroll av nya och befintliga leverantörer

Pandox har utvecklat sin process för kontroll av nya och återkommande leverantörer med hjälp av ett nytt användarvänligt system. Nytt för i år var att leverantörer över ett visst årligt minimibelopp, som inte blivit granskade tidigare inom Fastighetsförvaltning, ska granskas enligt den nya processen. Det innebär att befintliga leverantörer genomgår samma process som nya leverantörer tills dessa är inne i systemet. Under 2022 granskades totalt 48 (82) leverantörer till Pandox.

1. Inköp och upphandling
I processens första steg granskas nya leverantörer över ett visst minimumbelopp. Det verifieras att bolaget existerar och är aktivt, därefter screenas bolaget gentemot sanktionslistor. Om bolaget inte kan verifieras eller en träff i en sanktionslista erhålls, får leverantören inte delta vidare i upphandlingen. De leverantörer som kan verifieras och inte finns på någon sanktionslista går vidare till nästa steg i processen som omfattar en intern riskanalys, som baseras på en rad riskparametrar såsom bransch, land, storlek på årliga inköp samt kontraktslängd. De bolag som definieras som hög eller medelhög risk måste svara på ett kortare digitalt självskattningsformulär för att ge Pandox ett bättre beslutsunderlag. Uppföljning Samtliga leverantörer som definierats ha hög eller medelhög risk under upphandlingsskedet ska inom sex månader svara på ett längre självskattningsformulär, för att följa upp att de lever upp till kontraktsvillkoren. Utöver dessa tas ett antal stickprov bland leverantörerna med låg risk som även de behöver besvara det längre självskattningsformuläret. Leverantörsutveckling I de fall som avvikelser uppdagas i självskattningsformulären inleds en dialog med leverantören för att de ska åtgärda dessa. Leverantörerna ombeds komma in med ett förslag på åtgärdsplan för Pandox att godkänna. Pandox följer upp att beslutade åtgärder genomförs inom den utsatta tidplanen. De leverantörer som inte åtgärdar identifierade avvikelser kan komma att avslutas beroende på allvarlighetsgrad. Platsbesök Med start 2023 kommer minst hälften av de leverantörer där allvarliga avvikelser identifierats genom självskattningsformuläret att granskas vidare genom inspektioner på plats utförda av en oberoende extern part.

2. Kravställning
Alla nya leverantörer måste som en del av kontraktsvillkoren godkänna Pandox Uppförandekod för affärspartners oavsett kontraktsbelopp.

3. Uppföljning
Samtliga leverantörer som definierats ha hög eller medelhög risk under upphandlingsskedet ska inom sex månader svara på ett längre självskattningsformulär, för att följa upp att de lever upp till kontraktsvillkoren. Utöver dessa tas ett antal stickprov bland leverantörerna med låg risk som även de behöver besvara det längre självskattningsformuläret.

4. Leverantörsutveckling
I de fall som avvikelser uppdagas i självskattningsformulären inleds en dialog med leverantören för att de ska åtgärda dessa. Leverantörerna ombeds komma in med ett förslag på åtgärdsplan för Pandox att godkänna. Pandox följer upp att beslutade åtgärder genomförs inom den utsatta tidplanen. De leverantörer som inte åtgärdar identifierade avvikelser kan komma att avslutas beroende på allvarlighetsgrad.

5. Platsbesök
Med start 2023 kommer minst hälften av de leverantörer där allvarliga avvikelser identifierats genom självskattningsformuläret att granskas vidare genom inspektioner på plats utförda av en oberoende extern part.

Undantag
Leverantörer kan ges undantag från ovan beskrivna process under särskilda omständigheter, exempelvis om det enbart finns en leverantör på marknaden. Undantag får endast ges av det nyinrättade inköpsrådet bestående av representanter från ledningsgruppen. Dit kan enskilda inköpare rikta en förfrågan om undantag. Detta ska i varje enskilt fall dokumenteras och arkiveras. Inget fall behövde eskaleras till rådet under 2022.