Hållbarhetsstyrning och styrdokument

Styrning av hållbarhetsarbetet

Styrelse och revisionsutskott har det övergripande ansvaret för den strategiska inriktningen av hållbarhets- och klimatarbetet och fattar beslut om företagets policyer som uppdateras årligen. Styrelsen fattar också beslut om signifikanta investeringar, såsom gröna investeringsprogram avseende Pandox klimatomställning, för att uppnå sina vetenskapliga mål och certifiering av fastigheter. Återrapportering till styrelsen sker halvårsvis via en styrelserapport samt årligen genom en muntlig presentation av SVP, Director of Sustainable Business. Detta omfattar uppföljning av uppsatta mål och aktiviteter för att nå dessa. Styrelsens kompetens ska spegla de utmaningar Pandox har. Fem av sju ledamöter har eller arbetar aktivt på fastighetsbolag och har därmed bred branscherfarenhet. Dessutom har tre av ledamöterna mångårig börserfarenhet. En av ledamöterna har tydlig erfarenhet från hållbarhetsarbete enligt önskemål från viktiga intressenter. Inga arbetstagarrepresentanter finns representerade i styrelsens sammansättning. Vidare sker kontinuerlig utbildning både internt av SVP, Director of Sustainable Business kring exempelvis klimatomställning och hur olika scenarier påverkar dessa, BREEAMcertifiering, mångfald och inkludering och omvärldsbevakning kring relevanta trender och politiska beslut som kan påverka Pandox strategi och verksamhet. Styrelsen blir informerad kring resultatet av det arbete som skett internt tillsammans med extern part avseende Pandox påverkan, risker och möjligheter avseende hållbarhetsaspekter i den dubbla väsentlighetsanalysen. Styrelsen återkopplar med sina synpunkter, vilka integrerades i slutresultatet av analysen. Styrelsen blir informerade avseende eventuella förändringar i IRO:er, mål eller mätetal. 

Vd och ledningsgrupp ansvarar för löpande drift av företaget och att rapportera till styrelsen. De ansvarar för att leverera på mål och strategier samt fatta beslut om övergripande verksamhetsfrågor, däribland hållbarhet. De ska också se till att system och processer finns för uppföljning och kontroll av bolagets verksamhet och risker inom samtliga hållbarhetsområden, vilket även inkluderar klimatrelaterade risker och möjligheter. SVP, Director of Sustainable Business är medlem i ledningsgruppen och bidrar med kunskap inom denna aspekt. Vd och ledningsgrupp har under året adresserat samtliga väsentliga ämnen som identifierats för Pandox. Uppföljning och försäkran att system och rutiner fungerar sker genom årlig rapportering för samtliga nyckeltal i hållbarhetsrapporten. För SBTi-mål sker uppfölning löpande under året via den omställningsplan som Pandox har beslutat.

Hållbarhetskommittén består av representanter från ledningsgruppen och hanterar kvartalsvis frågeställningar och beslut rörande hållbarhetsarbetet, detta kan innefatta exempelvis handlingsplaner för Scope 1, 2 och 3 för att lyckas uppnå Science Based Targets samt ytterligare grön finansiering, inkludering och mångfald. Hållbarhetskommittén är också aktiv i de gröna investeringsprogrammen samt BREEAM-certifiering av samtliga fastigheter inom Egen drift. CFO är sammankallande för kommittén.

 SVP, Director of Sustainable Business ansvarar för att säkerställa att hållbarhetsfrågor integreras i Pandox löpande verksamhet tillsammans med berörd områdesansvarig, vilket oftast är affärsområdesansvariga. Genom sitt deltagande på ledningsgruppsmötena säkerställs det att hållbarhetsfrågorna alltid finns högt upp på agendan och integreras i affären. SVP, Director of Sustainability Business leder också två specifika hållbarhetsforum. Det första forumet består av SVP, Asset Management & Development, en intern energispecialist och en extern energikonsult, som driver det gröna investeringsprogrammet för Egen drift. Det andra forumet består av SVP, Asset Management & Development samt två externa BREEAMspecialister som driver och genomför BREEAM-certifieringen av fastigheterna inom Egen drift tillsammans med hotellens medarbetare. SVP, Director of Sustainable Business rapporterar kontinuerligt utfallet av hållbarhetsarbetet till ledningsgruppen. Dessutom är hållbarhet ett stående inslag på Pandox strategiska kickoffer som arrangeras två gånger om året för ledningsgruppen, styrelserepresentanter, medarbetare på huvudkontoret och nyckelbefattningshavare inom Egen drift. Rollen infattar också ansvar för mål och måluppföljning.

Sustainability manager ansvarar för hållbarhetsabetet i Egen drift och rapporterar till SVP, Director of Sustainable Business. Denna person har till hjälp minst en hållbarhetscoach per hotell, som driver arbetet. Hållbarhetsarbetet kommuniceras kvartalsvis genom rapporten Green Update och på interna konferenser en till två gånger per år.

Samtliga medarbetare i Pandox ansvarar för att arbeta med hållbarhet i enlighet med de policyer och strategier som företaget har. 

Resultatuppföljning

För att göra en korrekt nulägesanalys och prioritera rätt när det gäller aktiviteter och investeringar samlar Pandox in hållbarhetsdata såsom vatten- och energianvändning samt avfall månadsvis. Denna data valideras kvartalsvis. I slutet av året var samtliga av företagets hotell i Operatörsverksamhet samt majoriteten av hotellen i Förvaltningsverksamhet inkluderade i systemet, exkluderat nyförvärvade hotell. Målsättningen är att samtliga hotell ska rapportera i systemet.

Systemet för datainsamling av hållbarhetsdata har möjliggjort analys för att värdera och prioritera mellan olika miljö­investeringar. Analyserna av data resulterade bland annat i framtagandet av det andra gröna investeringsprogrammet i Operatörsverksamhet. Systemet har också identifierat behovet av att genomföra avfallsgranskningar på plats i egen drift för att få kontroll, sätta mål och minska avfallet, samt behovet av att få till stånd gröna tilläggsavtal i Fastighetsförvaltning för att uppfylla både Taxonomi och Parisavtalet. För att säkerställa efterlevnad av uppförandekoderna har Pandox interna kontrollrutiner – såsom principen om 'fyra ögon', vilket innebär att två underskrifter krävs på avtal för att minimera risken för fel eller korruption. Vid rekrytering tillämpas 'grandfather-principen', vilket innebär att vd alltid är involverad i rekryteringen av nyckelpersoner i ledningen. För att säkerställa att detta hanteras korrekt enligt etablerade processer genomförs årliga självutvärderingar som rapporteras till Pandox revisionsutskott. Dessa kontroller hjälper Pandox att upprätthålla hög kvalitet i den löpande redovisningen och därmed även i den finansiella rapporteringen.

Visselblåsarsystem

Pandox värdesätter och arbetar för en öppen kultur där anställda vågar rapportera om missförhållanden eller problem på arbetsplatsen så att de kan åtgärdas. Pandox har därför ett oberoende externt visselblåsarsystem som är tillgängligt för medarbetare och andra intressenter. I systemet kan eventuella misstankar om oegentligheter eller avvikelser från Pandox policyer rapporteras anonymt. Inkomna ärenden hanteras av Pandox General Counsel ihop med SVP, Director of Sustainable Business. Riktlinjer för Pandox visselblåsartjänst.

Policyer

Pandox arbete styrs av ett antal policyer som vägleder medarbetare, samarbetspartners och leverantörer i ett framgångsrikt och framåtblickande hållbarhetsarbete. Hitta alla policyer här.