Hållbara leverantörskedjor
Pandox har en uppförandekod för affärspartners som beskriver de förväntningar som Pandox har på sina leverantörer avseende mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och anti-korruption. Uppförandekoden för affärspartners bygger på de tio principerna i FN:s Global Compact och ILO:s deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet.
Pandox största leverantörer är företag inom byggbranschen, fastighetsförvaltning samt leverantörer av varor och tjänster till hotellverksamheten. Byggbranschen är den bransch som identifierats ha högst risk för Pandox. Av Pandox totalt 4 404 stycken leverantörer är 632 hänförliga till byggbranschen.
Kontroll av nya och befintliga leverantörer
Pandox har utvecklat sin process för kontroll av nya och återkommande leverantörer med hjälp av ett nytt användarvänligt system. Nytt för i år var att leverantörer över ett visst årligt minimibelopp, som inte blivit granskade tidigare inom Fastighetsförvaltning, ska granskas enligt den nya processen. Det innebär att befintliga leverantörer genomgår samma process som nya leverantörer tills dessa är inne i systemet. Under 2022 granskades totalt 48 (82) leverantörer till Pandox.
1. Inköp och upphandling
Alla nya leverantörer i Sverige över ett visst belopp genomgår en granskning digitalt via
ett externt verktyg. Först verifieras att bolaget existerar och är aktivt, därefter screenas bolaget gentemot globala sanktionslistor. Om granskningen ger avvikande resultat avbryts upphandlingen. För godkända leverantörer genomförs en riskanalys i systemet baserad
på riskparametrar såsom bransch, land, storlek på årliga inköp samt kontraktslängd.
Medel- och högriskbolag ombeds svara på ett digitalt självskattningsformulär för att ge
Pandox ett bättre beslutsunderlag i slutskedet av upphandlingen. Under 2024 kommer omfattningen av de utvärderade leverantörerna att ökas till att omfatta hela Europa.
2. Kravställning
Alla nya leverantörer måste som en del av kontraktsvillkoren godkänna Pandox Uppförandekod för affärspartners oavsett kontraktsbelopp. Detta sker i leverantörssystemet.
3. Uppföljning
Samtliga leverantörer som identifierats ha hög eller medelhög risk under upphandlingsskedet ska inom sex månader besvara ett mer omfattande självskattningsformulär för att följa upp att de lever upp till kontraktsvillkoren. Även ett stickprov bland befintliga leverantörer med låg risk
ombeds svara på detta.
4. Leverantörsutveckling
När avvikelser uppdagas i självskattningsformulären inleds en dialog med leverantören där de får komma med förslag på åtgärdsplan. Pandox godkänner planen och följer sedan upp att beslutade åtgärder genomförs inom utsatt tid. De leverantörer som inte åtgärdar identifierade avvikelser
kan, beroende på allvarlighetsgrad, komma att få sina kontrakt uppsagda. Inga leverantörer behövde sägas upp under 2023.
5. Platsbesök
Under 2023 har inga av de självskattade leverantörerna identifierat allvarliga avvikelser. Skulle detta ske ska leverantörerna inspekteras på plats av en oberoende, extern part.
Undantag
Leverantörer kan ges undantag från processen ovan om särskilda omständigheter råder, exempelvis om det enbart finns en leverantör av ett visst material på marknaden. Undantag får endast beviljas av inköpsrådet med representanter från ledningsgruppen och varje enskilt fall ska dokumenteras och arkiveras. Inget fall eskalerades till rådet under 2023.